Mews

Esta página explica cómo funciona el plugin Mews dentro del proyecto EleaOpen.

¿Qué es Mews?

Mews es un Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) que te permite gestionar tus hoteles en múltiples plataformas como Booking o Airbnb. Nuestros clientes usan Mews como su PMS, y desarrollamos este plugin para actuar como un puente entre Mews y la plataforma EleaOpen.

Cómo funciona el plugin

La idea es simple: instalas el plugin, lo configuras, y tu cuenta de EleaOpen recibirá automáticamente la información de las reservas. Estos datos se usan para crear, actualizar o eliminar llaveros cuando sea necesario.

Asumimos que no usarás este plugin desde el principio de tus registros de clientes. Para cuando lo configures, probablemente ya tendrás muchas reservas en Mews.

Para manejar esto, añadimos un botón Sincronizar Reservas. Lo usarás una vez para sincronizar todas las reservas existentes de Mews con EleaOpen.

Después de la configuración y sincronización, puedes olvidarte del plugin. Seguirá funcionando en segundo plano, manteniendo todo actualizado.

Instalación y Configuración

Para instalar y usar el Plugin Mews, primero instálalo desde el Marketplace:

1. Haz clic en el botón de navegación Marketplace a la izquierda.
2. Busca el Plugin Mews, haz clic en Instalar, luego en Guardar.

Configuración de cuenta

1. Haz clic en Mi empresa, y al final en la sección Plugins instalados encuentra el plugin Mews. Haz clic en el botón de configuración (icono de engranaje).
2. En el panel de configuración del plugin Mews, verás 3 botones, y solo uno estará accesible por ahora - Configuración de cuenta. Haz clic ahí.

3. En Configuración de cuenta encontrarás un campo donde debes pegar tu Token de acceso.

   Token de acceso - una cadena larga de caracteres y números que debes proporcionar. Puedes obtenerlo instalando el plugin EleaSoluciones en el Marketplace de Mews. En esa página, encuentra el botón de clave y copia tu Token de acceso. Esto le da a la plataforma EleaOpen acceso a la información de tu propiedad como reservas, recursos y clientes. Si tienes más de una propiedad, necesitas pedir a Mews los Tokens de acceso para portafolio.

   Luego decide si quieres cambiar el estado de la reserva de "Por registrar" a "Registrado" cada vez que el huésped abre la puerta por primera vez. Si sí, activa esta casilla. Por defecto está activada porque es el comportamiento normal.

Además, añadimos una función llamada "Actualización automática de la hora de check-in para habitaciones limpias" que, si está habilitada, cambia la hora de inicio de la reserva después de la limpieza. Puedes leer sobre esto aquí

1. Después, haz clic en Guardar. Si tu Token de acceso es correcto, volverás a la configuración del plugin. Verás que los botones Configuración de alojamiento y Sincronizar reservas ahora están habilitados.

En este punto, la configuración de la cuenta está completa y estás listo para configurar tus alojamientos y luego sincronizar tus reservas existentes con Mews.

Configuración de alojamiento

Una vez configures tu cuenta, probablemente querrás enlazar tus apartamentos en Mews con grupos en EleaOpen. Para esto:

1. Ten o crea grupos con puertas en EleaOpen.

2. Ve a Configuración de alojamiento y haz clic en Sincronizar recursos.

   Recurso - un nombre interno en Mews usado para describir diferentes tipos de apartamentos, habitaciones u otras opciones. En nuestro caso, Alojamiento es igual a Recurso.

3. Verás una tabla con Recurso y Grupo. Elige un grupo para cada recurso que quieras usar y haz clic en Guardar.

   Por defecto, ningún recurso tiene grupo. Esto significa que cuando cambias una reserva en ese recurso y EleaOpen recibe una notificación, no se aplicarán cambios porque el recurso no está enlazado.

Después de enlazar recursos con grupos, el plugin Mews empezará a funcionar. Cada vez que crees, actualices o elimines una reserva, EleaOpen recibirá una notificación vía webhook y creará, actualizará o eliminará el llavero correspondiente.

Sincronización de reservas por primera vez

Después de la configuración inicial y de los alojamientos, puede que quieras importar todas las reservas existentes desde Mews. Por eso tenemos el botón Sincronizar reservas. Al pulsarlo, verás una ventana preguntando por el período de sincronización. Revisa la fecha de la reserva más reciente y elige el período.

Ejemplo: Si tu reserva más reciente es dentro de 8 meses, elige 1 año. Si es en 2.5 años, elige 3 años. Puedes elegir 5 años, pero hará que la página cargue más lento.

Después de sincronizar, verás cuántas reservas se sincronizaron y cuántos llaveros nuevos o actualizados se crearon.

La documentación de Mews dice que las notificaciones sobre cambios en reservas, recursos o clientes se generan en 2-5 minutos. Si no quieres esperar, puedes usar el botón de sincronización de reservas, pero ten en cuenta: presionarlo muy seguido puede pausar temporalmente tu Token de acceso por unos 5 minutos debido a demasiadas solicitudes.

Cómo procesamos las reservas

Tenemos 3 casos:

1. Si recibimos una nueva reserva, simplemente creamos el llavero utilizando los datos de la reserva y enviamos el PIN a Mews como Notas de Orden de Servicio (si está habilitado). Las Notas de Orden de Servicio están asociadas con la reserva, por lo que puedes ver la información del PIN en la página de información de la reserva.

2. Si recibimos una actualización de una reserva, tenemos 2 subcasos:

   2.1. Si el nombre del huésped o la fecha de la reserva han cambiado, actualizamos estos campos y no cambiamos el pin.

   2.2. Si el recurso ha cambiado, lo que significa que el huésped cambió su alojamiento, eliminamos el llavero y creamos uno nuevo. Para nosotros, esta actualización significa una nueva reserva. Hacemos esto porque el pin que enviamos está asociado con el recurso, no con la reserva. Necesitamos regenerar el pin, y para hacerlo recreamos todo el llavero y luego enviamos el nuevo pin a Mews.

3. Si recibimos una notificación de que una reserva ha sido eliminada, eliminamos el llavero.

Si alguien hace una reserva, la actualiza o la cancela

En este caso, el plugin de Mews recibe automáticamente una notificación vía webhook y la procesa.

Si el huésped abre la puerta por primera vez

En este caso, si tu casilla "Enviar el primer evento de apertura exitosa a Mews" está habilitada, nuestra puerta, a través de la plataforma EleaOpen y el plugin de Mews, intentará enviar este evento a Mews y iniciar la reserva. En la práctica esto significa que el estado de la reserva cambiará de "Por hacer check-in" a "Checked in".

De la documentación de Mews:

Marca una reserva como Iniciada (= checked in). Solo tiene éxito si se cumplen todas las condiciones iniciales (la reserva tiene el estado Confirmada, no tiene la fecha de inicio en el futuro, tiene una habitación inspeccionada asignada, etc).

Si el alojamiento cambia su estado a limpio (o inspeccionado)

Cada 15 minutos, nuestro sistema revisa tus alojamientos en Mews y, si un alojamiento en el sistema Mews obtiene el estado "Clean" o "Inspected", ajusta la hora de activación del llavero para que los huéspedes puedan entrar antes cuando la habitación esté lista.

• Esto solo aplica a cuentas con la configuración habilitada en los ajustes de la cuenta de Mews: "Actualizar automáticamente la hora de check-in para habitaciones limpias".
• Solo consideramos reservas que comiencen dentro de las próximas 12 horas.
• Las llaves nunca se activan antes de las 09:30 del día de check-in.
• Solo movemos la activación hacia antes, nunca hacia después.

Hay varios escenarios:

1. La limpieza terminó antes de las 09:30 el día del check-in

   Resultado: Las llaves se activan a las 09:30 (no antes).

   Ejemplo: Check-in hoy, limpieza a las 08:00, las llaves se activan a las 09:30 (6.5h antes del check-in estándar de las 16:00).

2. La limpieza terminó después de las 09:30 el día del check-in y antes de la hora de activación actual

   Resultado: Las llaves se activan poco después de la hora de limpieza (dentro del ciclo de revisión de 15 minutos).

   Ejemplo: Check-in hoy, limpieza a las 11:00, las llaves se activan alrededor de las 11:00 (5h antes de las 16:00).

3. La limpieza terminó antes de 12 horas antes del check-in

   Resultado: Sin cambios aún, el sistema lo reconsiderará dentro de las últimas 12 horas antes del check-in.

   Ejemplo: Check-in en un mes, limpieza hoy - sin cambios ahora.

¿Dónde puedo encontrar la información sobre el código PIN y el enlace?

Puedes encontrar esta información en la plataforma EleaOpen en la información del llavero o directamente dentro de la reserva en la plataforma Mews, si has habilitado "Enviar información del PIN a la reserva de Mews" en los ajustes de tu cuenta.

Una vez que esta casilla esté habilitada, aparecerá una nueva página llamada Tokens de Empresa. Después de sincronizar los recursos, verás todas tus Empresas junto con los campos para ingresar los tokens. Pega el token que obtuviste después de instalar el plugin EleaSoluciones en la plataforma Mews y guárdalo.

Si tienes múltiples Empresas, debes instalar el plugin para cada una, copiar el token correspondiente y pegarlo en nuestra plataforma. Estos tokens se usan solo para enviar información del PIN. Para todas las demás acciones, nuestro plugin utiliza el token de los ajustes de tu cuenta.