Mews

Esta página explica cómo funciona el plugin Mews dentro del proyecto EleaOpen.

¿Qué es Mews?

Mews es un Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) que te permite gestionar tus hoteles en múltiples plataformas como Booking o Airbnb. Nuestros clientes usan Mews como su PMS, y desarrollamos este plugin para actuar como un puente entre Mews y la plataforma EleaOpen.

Cómo funciona el plugin

La idea es simple: instalas el plugin, lo configuras, y tu cuenta de EleaOpen recibirá automáticamente la información de las reservas. Estos datos se usan para crear, actualizar o eliminar llaveros cuando sea necesario.

Asumimos que no usarás este plugin desde el principio de tus registros de clientes. Para cuando lo configures, probablemente ya tendrás muchas reservas en Mews.

Para manejar esto, añadimos un botón Sincronizar Reservas. Lo usarás una vez para sincronizar todas las reservas existentes de Mews con EleaOpen.

Después de la configuración y sincronización, puedes olvidarte del plugin. Seguirá funcionando en segundo plano, manteniendo todo actualizado.

Instalación y Configuración

Para instalar y usar el Plugin Mews, primero instálalo desde el Marketplace:

Haz clic en el botón de navegación Marketplace a la izquierda.
Busca el Plugin Mews, haz clic en Instalar, luego en Guardar.

Configuración de cuenta

Haz clic en Mi empresa, y al final en la sección Plugins instalados encuentra el plugin Mews. Haz clic en el botón de configuración (icono de engranaje).
En el panel de configuración del plugin Mews, verás 3 botones, y solo uno estará accesible por ahora - Configuración de cuenta. Haz clic ahí.
En Configuración de cuenta encontrarás un campo donde debes pegar tu Token de acceso.

Token de acceso - una cadena larga de caracteres y números que debes proporcionar. Puedes obtenerlo instalando el plugin EleaSoluciones en el Marketplace de Mews. En esa página, encuentra el botón de clave y copia tu Token de acceso. Esto le da a la plataforma EleaOpen acceso a la información de tu propiedad como reservas, recursos y clientes. Si tienes más de una propiedad, necesitas pedir a Mews los Tokens de acceso para portafolio.

Luego, decide si quieres cambiar el estado de la reserva de "Por registrar" a "Registrado" cada vez que el huésped abra la puerta por primera vez, usando Enviar el primer evento de apertura exitoso a Mews. Si es así, activa esta casilla. Por defecto, está activada porque este es el comportamiento normal.

También añadimos una función llamada "Actualización automática de la hora de check-in para habitaciones limpias" que, si está activada, actualiza la hora de inicio del llavero de la reserva después de la limpieza. Puedes leer más sobre esto aquí.

Usa la casilla Enviar información del PIN al reserva de Mews para enviar el PIN del llavero y el enlace a las notas de la reserva en Mews.

Si está habilitada la opción Forzar check-in en el primer evento de apertura, EleaOpen actualizará el estado de la habitación a "Inspeccionada" antes de intentar el check-in en el primer evento de apertura, omitiendo las restricciones de la plataforma MEWS cuando la habitación esté marcada como sucia. Por favor, asegúrate de configurar primero tus tokens de Empresa en la sección 'Tokens de Empresa'.

Finalmente, necesitas elegir la hora de llegada y salida de la reserva, que se asignará al llavero para cada nueva reserva que recibamos.
Después, haz clic en Guardar. Si tu Token de acceso es correcto, volverás a la configuración del plugin. Verás que los botones Configuración de alojamiento y Sincronizar reservas ahora están habilitados.

En este punto, la configuración de la cuenta está completa y estás listo para configurar tus alojamientos y luego sincronizar tus reservas existentes con Mews.

Configuración de alojamiento

Una vez configures tu cuenta, probablemente querrás enlazar tus apartamentos en Mews con grupos en EleaOpen. Para esto:

Ten o crea grupos con puertas en EleaOpen.
Ve a Configuración de alojamiento y haz clic en Sincronizar recursos.

Recurso - un nombre interno en Mews usado para describir diferentes tipos de apartamentos, habitaciones u otras opciones. En nuestro caso, Alojamiento es igual a Recurso.
Verás una tabla con Recurso y Grupo. Elige un grupo para cada recurso que quieras usar y haz clic en Guardar.

Por defecto, ningún recurso tiene grupo. Esto significa que cuando cambias una reserva en ese recurso y EleaOpen recibe una notificación, no se aplicarán cambios porque el recurso no está enlazado.

Después de enlazar recursos con grupos, el plugin Mews empezará a funcionar. Cada vez que crees, actualices o elimines una reserva, EleaOpen recibirá una notificación vía webhook y creará, actualizará o eliminará el llavero correspondiente.

Configuración de Empresa

Después de configurar los alojamientos y antes de iniciar la sincronización, necesitas ingresar todos los tokens de acceso en la Configuración de Empresa. Esto es necesario para que las funciones Enviar información del PIN a la reserva de Mews y Forzar Check-In en el Primer Evento de Apertura funcionen.

Si solo tienes un hotel, el token de acceso será el mismo para toda la cuenta. Sin embargo, si gestionas múltiples hoteles, necesitas:

Pegar el Token de Acceso Multi-Propiedad en Configuración de Cuenta.
Usar el token de acceso regular para cada hotel, que se puede encontrar en el Marketplace del Hotel bajo el plugin EleaSoluciones, para configurar la Configuración de Empresa.

Adicionalmente, esta sección te permite configurar horas específicas de llegada y salida para cada hotel.

Sincronización de reservas por primera vez

Después de la configuración inicial y de los alojamientos, puede que quieras importar todas las reservas existentes desde Mews. Por eso tenemos el botón Sincronizar reservas. Al pulsarlo, verás una ventana preguntando por el período de sincronización. Revisa la fecha de la reserva más reciente y elige el período.

Ejemplo: Si tu reserva más reciente es dentro de 8 meses, elige 1 año. Si es en 2.5 años, elige 3 años. Puedes elegir 5 años, pero hará que la página cargue más lento.

Después de sincronizar, verás cuántas reservas se sincronizaron y cuántos llaveros nuevos o actualizados se crearon.

La documentación de Mews dice que las notificaciones sobre cambios en reservas, recursos o clientes se generan en 2-5 minutos. Si no quieres esperar, puedes usar el botón de sincronización de reservas, pero ten en cuenta: presionarlo muy seguido puede pausar temporalmente tu Token de acceso por unos 5 minutos debido a demasiadas solicitudes.

Cómo procesamos las reservas

Tenemos 3 casos:

Si recibimos una nueva reserva, simplemente creamos el llavero usando los datos de la reserva, excepto la hora, que se establece manualmente en Configuración de Cuenta o Configuración de Empresa, y enviamos los datos del PIN a Mews como Notas de Pedido de Servicio y Tokens de acceso a recursos, siempre que las configuraciones correspondientes estén habilitadas. Las Notas de Pedido de Servicio están asociadas con la reserva, por lo que puedes ver la información del PIN en la página de información de la reserva. Ten en cuenta que cada nueva nota reemplaza a las anteriores, por lo que solo estará disponible la nota más reciente con la información del PIN. Dentro de EleaOpen agregamos un Número de Confirmación para cada llavero.
Si recibimos una actualización de una reserva, tenemos 2 subcasos:

2.1. Si el nombre del huésped o la fecha de la reserva ha cambiado, actualizamos estos campos y no cambiamos el PIN.

2.2. Si el recurso ha cambiado, lo que significa que el huésped cambió su alojamiento, eliminamos el llavero y creamos uno nuevo. Para nosotros esta actualización significa una nueva reserva. Hacemos esto porque el PIN que enviamos está asociado con el recurso, no con la reserva. Necesitamos regenerar el PIN, y para hacerlo recreamos todo el llavero y luego enviamos el nuevo PIN a Mews.
Si recibimos una notificación de que una reserva ha sido eliminada, eliminamos el llavero.

Si alguien hace una reserva, la actualiza o la cancela

En este caso, el plugin de Mews recibe automáticamente una notificación vía webhook y la procesa.

Si el huésped abre la puerta por primera vez

En este caso, si tu casilla de verificación "Enviar primer evento de apertura exitosa a Mews" está habilitada, nuestra puerta a través de la plataforma EleaOpen y el plugin de Mews intentará enviar este evento a Mews y iniciar la reserva. En la práctica, esto significa que el estado de la reserva cambiará de "Por registrar" a "Registrado".

De la documentación de Mews:

Marca una reserva como Iniciada (= registrado). Solo tiene éxito si se cumplen todas las condiciones iniciales (la reserva tiene el estado Confirmado, no tiene inicio establecido en el futuro, tiene una habitación inspeccionada asignada, etc.).

Como puedes ver, uno de los requisitos es que la habitación esté en estado Inspeccionada. Sin embargo, hay muchos casos en los que esto no es posible, y es posible que necesites cambiar el estado de la habitación incluso si está sucia. Para esto, agregamos la opción Forzar Check-In en el Primer Evento de Apertura en Configuración de Cuenta. Habilitar esta opción cambiará automáticamente el estado de la habitación a Inspeccionada e iniciará la reserva. Ten en cuenta que esta función solo funciona si el Token de Acceso está configurado en la página de Configuración de Empresa.

Si el alojamiento cambia de estado a limpio (o inspeccionado)

Cada 15 minutos, nuestro sistema verifica tus alojamientos en Mews y, si un alojamiento en el sistema Mews obtiene el estado "Limpio" o "Inspeccionado", ajusta la hora de activación del llavero para que los huéspedes puedan entrar antes cuando la habitación esté lista.

Esto aplica solo a cuentas con la configuración habilitada en Configuración de Cuenta de Mews: "Actualizar automáticamente hora de check-in para habitaciones limpias".
Solo consideramos reservas que comiencen dentro de las próximas 12 horas.
Las llaves nunca se activan antes de las 09:30 en el día de check-in.
Solo adelantamos la activación, nunca la retrasamos.

Existen varios escenarios:

Limpieza terminada antes de las 09:30 del día de check-in

Resultado: Las llaves se activan a las 09:30 (no antes).

Ejemplo: Check-in hoy, limpieza a las 08:00, llaves activan a las 09:30 (6.5h antes del check-in estándar de 16:00).
Limpieza terminada después de las 09:30 del día de check-in y antes de la hora actual de activación

Resultado: Las llaves se activan poco después de la limpieza (dentro del ciclo de verificación de 15 minutos).

Ejemplo: Check-in hoy, limpieza a las 11:00, llaves activan alrededor de las 11:00 (5h antes de las 16:00).
Limpieza terminada más de 12 horas antes del check-in

Resultado: Aún no hay cambio, el sistema reconsiderará dentro de las últimas 12 horas antes del check-in.

Ejemplo: Check-in en un mes, limpieza hoy - sin cambios ahora.

¿Dónde puedo encontrar la información sobre el código PIN y el enlace?

Puede acceder a esta información tanto en la plataforma EleaOpen, dentro de los detalles del keyring, como directamente en la reserva de la plataforma Mews, siempre que la opción "Send PIN information to Mews reservation" esté activada en su Configuración de Cuenta. Tenga en cuenta que cada nota nueva reemplaza a las anteriores, por lo que solo estará disponible la última nota que contenga la información del PIN. La nota antigua con el código PIN y el enlace se eliminará solo si no se le ha realizado ningún cambio. Ninguna de sus otras notas se verá afectada o eliminada, independientemente de su contenido.

Para utilizar la función "Send PIN information to Mews reservation", debe instalar el plugin EleaSoluciones para cada hotel en Mews, copiar el token correspondiente y pegarlo en nuestra plataforma dentro de la configuración de Enterprise.

¿Cómo detener el plugin?

Para detener el plugin, simplemente elimínelo de la sección "My Company". Una vez que el plugin esté desactivado, dejaremos de procesar cualquier dato relacionado con sus hoteles. Sin embargo, conservaremos su configuración, el historial de reservas y los keyrings. Esto significa que podrá volver a instalar el plugin, sincronizar sus datos y reanudar el uso en cualquier momento. Tenga en cuenta que no se procesará ninguna reserva mientras el plugin esté desactivado.